# Outros activos

## Conceitos gerais

Este capítulo apresenta muitos tratamentos contabilísticos adicionais frequentemente encontrados em empresas e menos frequentemente encontrados em actividades pessoais, que necessitam de registo em livros de contabilidade. As explicações abaixo abrangem tanto a descrição como a finalidade da actividade, e incluem também os tratamentos contabilísticos habituais (registos) para estas transacções.

Estes conceitos evoluíram ao longo de séculos de experiência de quem mantém registos contabilísticos e vão ajudar a maximizar a utilidade e o significado da manutenção de registos.

Esta secção introduz a categorização dos activos no balanço com base no tempo ou na vida útil do activo (actual e fixo). Por vezes, os activos são também considerados do ponto de vista da sua liquidez , que é considerada como o quão próximo ou distante que o bem está de ser transformado em dinheiro. Os bens quase em dinheiro são relativamente rapidamente convertidos em dinheiro (por exemplo, contas A/Receber), enquanto os activos que requerem bastante tempo para converter em dinheiro são considerados como relativamente fixos no seu estado não-dinheiro (por exemplo, equipamento pesado, edifícios, terrenos). Fixo não significa que tenham sido reparados!

Deverá saber que os activos actuais são paralelos aos que têm mais liquidez, enquanto que os de longo prazo e fixos são aqueles com muito menos liquidez. Finalmente, abaixo encontrará alguns activos que podem ser actuais ou fixos, com base na natureza dos factos que os constituem.

## Outros activos descritos

### Activos actuais

Activos actuais são as actividades cuja vida normal esperada seria de um ano ou menos. Tais actividades poderiam ser o acompanhamento de despesas reembolsáveis, adiantamentos de viagem, empréstimos a curto prazo a um amigo ou familiar, despesas pré-pagas, amortização anual do prémio do seguro, etc. A entidade individual poderia ter muitos outros tipos de actividades de curto prazo que reflectissem o que está a fazer. Estes tipos de bens são explicados individualmente abaixo.

### Activos fixos (de longo prazo)

Os activos fixos (de longo prazo) são aquelas actividades cuja vida normal esperada excede um ou mais anos. Este agrupamento abrange tanto os activos corpóreos como incorpóreos. Exemplos de activos corpóreos são terrenos, edifícios e veículos (carros, camiões, equipamento de construção, prensas de fábrica, etc.) Os activos incorpóreos incluem coisas tais como patentes, direitos de autor, boa vontade, etc. Porque a vida de alguns destes activos mostra desgaste e deterioração do valor ao longo do tempo, empresas e indivíduos podem permitir essa diminuição de valor através de cálculos de depreciação de tais activos. Por exemplo, os terrenos normalmente não se depreciam, mas os edifícios sim, tal como o equipamento e os veículos. Este tipo de activos são explicados individualmente a seguir.

## Activos actuais

Esta secção explica os créditos de curto prazo, despesas reembolsáveis, adiantamentos de viagem, prémios pré-pagos, aluguer pré-pago, etc.

### Cobráveis a curto prazo

Este tipo de conta é útil para reflectir um acordo feito com alguém em quem se confia. Suponhamos que tenha emprestado a alguém 500€ e que concordou em pagar-lhe 50€ por mês. Se pagou a tempo, o empréstimo que fez seria pago no prazo de um ano, razão pela qual é classificado como um crédito a curto prazo. Assim, poderia registar esse empréstimo inicialmente nesta árvore de contas: Outros activos:Activos actuais:Empréstimo ao Zé. No momento em que lhe dá o dinheiro, a sua entrada é débito (aumentar) Empréstimo ao Zé 500€ e crédito (diminuir) Banco 500€. Cada vez que recebe um pagamento do Zé regista 50€ de débito (aumento) ao Banco e 50€ de crédito (diminuição) Empréstimo ao Zé.

Não se confunda com o uso da palavra Empréstimo. Empréstimo a é o tipo de crédito que realmente tem a receber, ou seja, receberá do Zé, o dinheiro que emprestou anteriormente. Até que ele lhe pague efectivamente o dinheiro que lhe é devido, reflecte a dívida nos seus livros por uma conta descrevendo a sua expectativa de que receberá o dinheiro que lhe é devido, daí a palavra cobrável.

### Despesas reembolsáveis

Este tipo de actividade é aquela em que se gasta o próprio dinheiro em nome de outra pessoa (o seu empregador, talvez) e mais tarde recebe o reembolso do que gastou. O caso pode ser uma viagem de negócios. O empregador tem uma política de cobertura (pagamento de) todas as despesas autorizadas. Após o fim da viagem, o funcionário apresenta um relatório com as datas e os montantes gastos com recibos para todas as despesas. O empregador revê o relatório e paga por todos os itens que considera como tendo uma razão comercial válida. Normalmente, os empregados sabem de antemão o que o empregador irá reembolsar, pelo que apenas esses itens são registados como despesa reembolsável sob os livros do empregado.

Porque uma viagem de negócios pode envolver diferentes tipos de despesas (viagem de avião, alojamento, transporte no destino, etc.), seriam registados diferentes tipos de despesas na mesma conta desde que as despesas estejam todas relacionadas com a mesma viagem. Por outras palavras, se for feita uma segunda viagem antes da primeira estar totalmente liquidada, poderia ser criada uma segunda conta para um evento diferente. Faria sentido fazer isto, se isso ajudasse a manter separados todos os detalhes de uma viagem em relação aos de outra. Depende da pessoa que faz a viagem para decidir o problema que seria colocar viagens separadas em contas separadas ou colocar todas elas na mesma conta. O viajante deve lembrar-se que a conta deve ser reconciliada para saber com certeza que todas as despesas foram reembolsadas.

O registo das despesas da viagem seria muito semelhante. Ou seja, se pagasse as despesas da viagem em dinheiro, debitaria (aumentar) a conta de despesas reembolsáveis para o dinheiro pago, porque é uma conta a receber até ser reembolsada a si. O crédito compensando as suas despesas diminuiria a conta que mostra o dinheiro no seu bolso ou a conta da qual retirou o dinheiro para o pagamento efectuado. Se tiver pago com cartão de crédito, o lado do débito seria o mesmo que o descrito anteriormente, mas o crédito seria um aumento para a conta da empresa de cartões de crédito nos seus livros.

Quando recebeu o seu reembolso, a entrada no diário (ou transacção) para registar a recepção dos fundos do empregador seriam: débito (aumento) Banco para o montante do cheque e crédito (diminuição) da conta de despesas reembolsável para o montante do cheque.

Se se verificar que a conta de despesas reembolsáveis não é saldo zero após o processamento do pagamento do empregador, isto significa que há uma diferença entre si e o empregador no tratamento da despesa, que precisa de ser investigada. Se o saldo for um débito (um saldo positivo), a sua conta tem algum dinheiro que não foi reembolsado. Se o saldo for um crédito (um saldo negativo), foi-lhe pago por mais do que aquilo que registou como devido. Em ambas as situações deve reconciliar a diferença entre o que registou e o que foi pago. Esse esforço deve revelar exactamente o que está a causar a discrepância. Terá de contactar o contabilista do empregador para saber o que foi pago, se o reembolso não foi acompanhado por uma lista detalhada dos itens que lhe foram pagos.

No caso de o empregador se recusar a reembolsá-lo por uma despesa, torna efectivamente sua a despesa. Nesse caso, faria esta entrada: debitar (aumentar) as suas próprias despesas (devidamente designada) e creditar (diminuir) a conta de despesas reembolsáveis. Essa entrada deve resultar num saldo zero na conta de despesas reembolsáveis. Caso contrário, é reconciliar até identificar a diferença.

Por vezes existem pequenas diferenças que não correspondem a uma entrada individual. Nesses casos divida o montante por 2 ou por 9. Se o montante não resolvido for divisível por dois, sugere que tanto você como o empregador introduziram o artigo da mesma forma: ambos como débitos ou ambos como créditos. Se for divisível por 9, então é provável que um de vós tenha transposto números adjacentes; por exemplo, um inseriu 69 e o outro 96. Se a diferença não for divisível nem por 2 nem por 9, então pode ser que esteja presente mais do que um erro.

### Avanços a viagens

Estas são muito semelhantes às despesas reembolsáveis. A diferença é que alguém lhe dá dinheiro primeiro; gastamo-lo e depois fazemos um relatório que contabiliza aquilo em que o gastámos, apoiado por facturas que estabelecem quem, o quê, onde, quando e quanto para cada despesa. No caso das despesas reembolsáveis, gastou o seu dinheiro primeiro e depois recuperou-o.

No caso dos avanços a viagens, quando recebe o adiantamento, faz este registo nos seus livros: débito (aumento) Banco para o montante do adiantamento de viagem recebido (digamos, 500€); crédito (aumento) a Adiantamento de viagem como passivo a curto prazo ($500). Isto é um passivo, porque não é dotado com o dinheiro, mas só o recebeu com o objectivo de ter fundos para gastar ao fazer o seu trabalho.

Frequentemente, a forma como estes acordos monetários funcionam é que no início, por exemplo, de um emprego como vendedor, recebe o adiantamento e mensalmente (ou mais frequentemente) entrega um relatório sobre quem, o quê, onde, quando, e quanto gastou. O dinheiro no relatório é reembolsado se aprovado.

Durante o período após a recepção do adiantamento e antes da apresentação de um pedido de relatório de reembolso, o vendedor pode registar as suas despesas na conta de responsabilidade adiantada. Nesse caso, o saldo da conta mostrará quanto do adiantamento ainda não foi gasto (assumindo que o saldo de Adiantamento a viagens é um crédito). Se não tiverem sido cometidos erros e todas as despesas são aprovadas, a soma do saldo da conta não gasto e o montante do cheque de reembolso será igual ao montante original do adiantamento de viagem.

Faz sentido para o vendedor registar as despesas de viagem nesta conta de adiantamento (e não para as suas próprias contas de despesas), porque o dinheiro está a ser gasto em nome do empregador, para as despesas autorizadas pelo empregador. Não é o dinheiro do próprio empregado e portanto não são as suas próprias despesas.

Quando o vendedor recebe o reembolso do relatório (digamos, 350€), debita (aumenta) Banco, e credita (aumenta) novamente a conta de responsabilidade de Adiantamento a viagem, assumindo que anteriormente tinha estado a registar as despesas na conta de adiantamento de viagem. Acompanhar a actividade desta forma faz com que a conta mostre sempre o montante que é devido ao empregador.

Consulte acima para o que fazer se o empregador não aceitar um item que o empregado inscreveu no relatório de pedido de reembolso antecipado de viagem. O esforço de resolução da diferença é essencialmente o mesmo para ambos os tipos de contas.

### Prémios ou rendas pré-pagos

Alguns tipos de despesas são geralmente facturadas como montantes semestrais ou anuais. Por exemplo, a indústria de seguros facturará anualmente o seguro residencial, enquanto os prémios de seguro automóvel podem ser anual ou semestral. Para aqueles que pagam um montante que cobre vários meses ou um montante total por ano, o tratamento contabilístico adequado é reflectir em cada período contabilístico o montante que exprime o benefício aplicável a esse período.

No caso de alguém que paga um prémio de seguro de um ano inteiro no início do período de seguro, a entrada para registar isto é débito (aumento) Prémio de seguro pré-pago para digamos, 1.200€, e crédito (diminuição) Banco por 1.200€.

Depois é criado um lançamento diário periódico mensal (transacção programada) que debita (aumenta) Despesas de seguro 100€ e créditos (diminui) Prémio de seguro pré-pago 100€. Isto distribui o custo ao longo dos períodos que recebem o benefício da cobertura do seguro. As empresas que seguem as práticas contabilísticas geralmente aceites, normalmente utilizariam esta técnica, especialmente se tivessem de apresentar demonstrações financeiras a bancos ou outros financiadores. Se os indivíduos têm de o fazer, depende da pessoa e de quão preocupada está com o custo vs. benefício ao longo dos períodos de tempo. Outro factor que influenciaria a utilização desta técnica seria o número de tais situações que a pessoa encontra. É relativamente fácil recordar uma ou duas, mas mais difícil se tiver de gerir 10 a 20. Crie tantos ou tão poucos como veja serem úteis e importantes para si.

## Activos actuais ou fixos

Esta secção explica porque alguns tipos de activos podem ser de curto ou longo prazo e apresenta um exemplo.

Um exemplo são os depósitos (por exemplo, utilidade, aluguer, segurança). Se o contrato de depósito contiver uma caução para recuperar no final de um ano, o tratamento poderia ser o de um activo a curto prazo. Contudo, quando o acordo é que o detentor do depósito devolva os fundos apenas após uma inspecção bem sucedida no final da relação, depois no início da relação ou acordo, a pessoa que paga o depósito tem de decidir se o inscreve como uma despesa corrente ou se a acompanha para eventual recuperação no final do acordo (não pouco frequentemente, mudando-se para um novo local).

Seja qual for a decisão tomada, o tratamento contabilístico é o de debitar (aumentar) a despesa (assumindo a decisão de anulação) ou debitar (aumentar) Depósitos a receber (assumindo que a intenção é de recuperar o depósito no futuro) e creditar (diminuir) Banco pelo montante do depósito (se pago em dinheiro) ou cartão de crédito (aumento) se pago através desse método de pagamento.

## Activos fixos (de longo prazo)

Esta secção ilustra os activos fixos (aqueles cuja vida útil excede um ano) e discute estes tipos: terrenos, edifícios, melhoramentos arrendados, incorpóreos, veículos e outro equipamento.

### Terra

A terra não é um bem perecível. Ou seja, não se esgota com o tempo e raramente sofre danos de tal forma que perca valor. Por esse motivo, é normalmente registada pelo custo no momento de compra. A apreciação no seu valor ao longo de décadas não é registada e não é reconhecida de qualquer forma nos livros do proprietário. Só depois de o terreno ter sido vendido é que o preço de venda e o custo de compra são comparados para calcular o ganho ou perda na venda.

O terreno é frequentemente vendido/comprado em combinação com estruturas sobre ele. Isso significa que o custo tem de ser separado do custo das estruturas nele existentes. A avaliação do terreno faz normalmente parte do processo de transferência de propriedade e o seu valor é indicado nos documentos de compra separadamente do valor de quaisquer estruturas que suporte.

Os valores do terreno apresentados nos documentos de compra surgem frequentemente do processo de determinação do valor geridos por assessores cuja função é atribuir valores a terrenos para fins fiscais. Zonas locais e regionais de um distrito ou província utilizam os valores determinados pelos assessores nas suas fórmulas de impostos, que proporcionam receitas às autoridades governantes locais e regionais para financiar os seus serviços comunitários necessários.

Se o terreno for adquirido numa situação não sujeita a um historial de avaliação de terrenos por um sistema formal de avaliação, o comprador pode recorrer a agentes imobiliários e um exame de transacções de venda recentes para informações que permitam calcular um montante razoável para expressar o valor da terra.

### Edíficios

Os edifícios são as caves artificiais em que grande parte da vida humana ocorre. Estas estruturas são desperdício de activos, porque na sua utilização, eles ou os seus componentes desgastam-se gradualmente. Com o tempo, começam a perder alguma da sua função e podem sofrer danos devidos a elementos naturais ou à acção humana.

A prática contabilística aceite é a de registar o custo do edifício determinado no momento da transferência de propriedade (compra) ou na conclusão de todos os custos de construção. Porque os edifícios são frequentemente utilizados durante décadas e devido à necessidade de poder calcular ganhos ou perdas em vendas, a prática contabilística preserva o custo original ao não registar declínios de valor na conta que contém a compra original ou o custo de construção.

Em vez disso, a técnica de depreciação é utilizada para mostrar (no balanço) o valor líquido da estrutura (custo original menos a depreciação acumulada). A depreciação é um tópico tratado noutro local deste guia.

### Melhorias em arrendamentos

Quando uma empresa não é proprietária do edifício onde opera e, em vez disso tem um arrendamento a longo prazo, não é raro que o arrendatário empresarial faça melhorias nas instalações de modo a obter tanto a funcionalidade como a aparência que melhora a condução dos seus negócios e actividades.

Nestes casos, as despesas em que a empresa incorre são registadas numa conta Melhorias em arrendamentos: aumentar (débito) Melhorias em arrendamentos, diminuir (crédito) Banco ou aumentar (crédito) uma conta de passivo adequada (que poderia ser um passivo para um contratante, um banco ou um cartão de crédito, etc.).

### Veículos ou equipamento

Os veículos ou equipamentos de todos os tipos duram geralmente vários anos, mas as suas vidas úteis são muito mais curtas do que o dos activos que têm pouco movimento no seu funcionamento. Porque eles se desgatam ao longo do tempo, a prática contabilística comum nos negócios é registar a depreciação usando duração e métodos de depreciação adequados à natureza e à utilização do bem. Frequentemente, a vida útil e os métodos de depreciação escolhidos são influenciados pelo que é permitido por regulamentos fiscais nacionais para o tipo de bens que estão a ser depreciados.

Normalmente, as empresas depreciam os seus activos. Os indivíduos também o podem fazer, na medida em que a tributação e as autoridades o autorizam. Pessoas muito abastadas empregam contabilistas e advogados para acompanhar e gerir os seus investimentos e participações patrimoniais para tirar partido de todos os benefícios fiscais permitidos por lei.

### Incorpóreos

Os mecanismos de contabilidade (débito e crédito de contas apropriadas) para estes activos são relativamente simples, muito parecidos com qualquer dos activos acima referidos. Onde reside a dificuldade é na sua avaliação, que é um tema avançado e não algo que as pessoas individualmente e as pequenas empresas provavelmente encontrariam. Por essa razão, a discussão de itens tais como patentes, direitos de autor, boa vontade, etc., são deixados de fora deste guia.